Správce/Admin

Chek-list RU

8:30 -начало рабочей смены
до 9:00 -получить отчет от младшего админа- о стоянии зала, проконтролировать исполение младшим всех утренних приемок зала
до 9:00 -получитть отчет от баристы о акциях дня и состоянии бара, согласование заказа на витрину бара
с 9:00 и далее утренний отчет резерваций, ответы на сообщения и звонки клиентам, которые пытались связаться в нерабочее время
далее- раставление задач на день
утренний отчет резерваций в ворк чат
контроль витрины- заполнение таблицы выручки за прошлый день - контроль, что все посылки ушли в шипмол
3х контроль почты коворкинг/витрина
3х проверка заказов mall
непрерывно выполнение поставленных задач менеджером
вечер -проверить состояние витрины коворкинга, пополнить проданный товар
непрерывно -контроль исполнения мл. админом и. баристой его обязанностей и инструкций
непрерывно -ответ на звонки/внести в таблицу
непрерывно -ответ на письма/смс/ внести в таблицу
непрерывно- проведение прохлидок, консультаций
непрерывно- выствавление фактур на мероприятия, подбор и заказ кейтеринга
непрерывно- принятие инкассаций и пересчёт
20:00 -списание фактур по окончании дня и составление отчёта за прошедший день и плана на завтрашюю смену
20:00 -отчет менеджеру о выполнении задач дня и введение в курс незакрытых задач сменщика
20:50- пересчитывание кассы и выручки
21:00 -проверка отчета бара за день
21:00- получение отчета от мл.админа о состоянии зала и проверка зала

Обязанности и рабочие задачи администраторов

BCT

Управление персоналом:

Контроль выполнения рабочих процессов младшего администратора и баристы. - Распределение и назначение задач младшего админа и баристы в течении дня.
Обучение новых сотрудников и проведение оценки работы существующего персонала.
Обучение и соблюдение инструкций и эксплуатации рабочих мест и техники
Обеспечение соблюдения рабочих стандартов и правил безопасности.
Контроль чистоты и порядка в зале, поддержка чистоты с помощью младшего персонала (баристы и мл. админа)
Поддержание чистоты на рецепции при содействии младшего персонала

Управление клиентским обслуживанием:

Оценка и развитие клиентского опыта, включая улучшение коммуникации и уровня сервиса
Обработка жалоб и решение проблем клиентов
Контроль продаж и использования тарифов и абонементов.
Представление коворкинга на прохлидках, звонках, общении в соц.сетях
Общение и консультация клиентов
Продажа и консультация товара
Консульация и реалицазия акций внутри коворкинга

Управление административными операциями

Ведение текущей отчетности
Контроль наполнения склада - составление заказов
Контроль наполнения бара- составление заказов
Перевод товара со склада на склад. Выдача товара на использование в коворкинге
Продажа мобильной связи
Контроль кассы бара и ресепшена.
Отчет менеджеру о нештатных ситуациях и неоплаченных чеках
Принятие инкассаций и выдача выплат согласно приказу
Проверка заказов барист для витрины

Брендинг и маркетинг:

Развитие и внедрение стратегий маркетинга для привлечения новых клиентов.
Создание и поддержка образа бренда Бьюти коворкинга.
Организация и участие в мероприятиях, рекламных кампаниях и партнерских отношениях.
Создание и размещение пиар задач

VVitrina
1. Исполнение наполнения каталогов
2. Наскладнени товара на shipmall
3. Проверка электронной почты и ответы на письма
4. Ответ и консультация по телефонным звонкам
5. Контроль заказов на mall

Chek-list CZ

8:30-začátek pracovní směny
do 9: 00-dostat zprávu od Junior admin-o postavení haly, sledovat výkon Junior všech ranních recepcí sálu
do 9: 00-obdržíte zprávu od baristy o akcích dne a stavu baru, odsouhlasíte objednávku na barovou výlohu
od 9: 00 a dále ranní hlášení rezervací, odpovědi na zprávy a hovory zákazníkům, kteří se pokusili kontaktovat mimo pracovní dobu
další-plánování úkolů na den
ranní zpráva rezervace v work chat
kontrola vitríny-vyplnění tabulky tržeb za poslední den-Kontrola, že všechny zásilky odešly do shipmolu
3x kontrola pošty CoWorking / vitrína
3x kontrola objednávek mall
průběžné plnění zadaných úkolů manažerem
večer-zkontrolujte stav coworkingové vitríny, doplňte prodané zboží
průběžná kontrola plnění jeho povinností a pokynů
nepřetržitě-odpověď na volání / vložit do tabulky
nepřetržitě-odpověď na e-maily/SMS / vložit do tabulky
průběžně - konzultace, konzultace
průběžně-vytáčení faktur na akce, výběr a objednávání cateringu
kontinuálně-přijímání a přepočítávání
20:00-odepisování faktur na konci dne a vypracování přehledu za uplynulý den a plánu na zítřejší směnu
20:00-zpráva pro manažera o plnění úkolů dne a úvod do kurzu nekrytých úkolů směny
20: 50-přepočítávání pokladen a tržeb
21:00-kontrola hlášení baru za den
21:00 - obdržení zprávy od správce o stavu haly a kontrole haly

Povinnosti a pracovní úkoly administrátorů

BCT

Řízení lidských zdrojů:

Kontrola provádění pracovních postupů mladšího administrátora a baristy. - Přidělování a přidělování úkolů Junior admin a baristé během dne.
Školení nových zaměstnanců a hodnocení práce stávajících zaměstnanců.
Školení a dodržování pokynů a provozu pracovních míst a techniky
Dodržování pracovních norem a bezpečnostních předpisů.
Kontrola čistoty a pořádku v sále, podpora čistoty s pomocí mladšího personálu (baristé a ml. admin)
Udržování čistoty na recepci s podporou mladšího personálu

Správa zákaznických služeb:

Hodnocení a rozvoj zákaznických zkušeností, včetně zlepšení komunikace a úrovně služeb
Zpracování stížností a řešení problémů zákazníků
Kontrola prodeje a využívání tarifů a skipasů.
Představení coworkingu na procházkách, telefonátech, komunikaci se soc.sítě
Komunikace a konzultace s klienty
Prodej a konzultace zboží
Konzulát a realita akcií uvnitř coworkingu

Správa správních operací

Průběžné hlášení
Kontrola plnění skladu-příprava objednávek
Kontrola plnění baru-sestavování objednávek
Převoz zboží ze skladu do skladu. Vydání zboží k použití v coworkingu
Prodej mobilních telefonů
Kontrola pokladny baru a recepce.
Zpráva manažerovi o nestandardních situacích a nezaplacených šekech
Přijetí inkas a vydání plateb podle příkazu
Kontrola objednávek baristů do vitríny

Branding a marketing:

Rozvoj a implementace marketingových strategií, které přilákají nové zákazníky.

Vytváření a podpora vzhledu značky coworkingu.

Organizace a účast na akcích, reklamních kampaních a partnerských vztazích.

Vytváření a umísťování PR úkolů

VVitrina

1. Plnění katalogů

2. Přehled Zboží na shipmall

3. Kontrola e-mailů a odpovědi na e-maily

4. Odpověď a konzultace telefonních hovorů

5. Kontrola objednávek na mall

Tabulky/Таблицы
https://docs.google.com/spreadsheets/d/1VID0-TcJ0RICUD1Pydn5OW9F6c8qZYOkli4s2Ylv760/edit

https://docs.google.com/spreadsheets/d/1-V0TkLa_YXBK-Xk6QXxv9ArM6OKZ83vQKxdIOdalwbs/edit?usp=sharing

https://docs.google.com/spreadsheets/d/1oWMBk9cwm8wucFGQFGT7vrMSi0BSoSJqFEOVJC0dGMk/edit?usp=sharing

https://docs.google.com/spreadsheets/d/1MxPLvkEMVbY7rQVhWqy-F0LNpgc3YBSlVTbFIIBt1i8/edit?usp=sharing

https://docs.google.com/spreadsheets/d/1Gn4StNo3DnPZSTfu0lVfwKu2GgHawku3MQgieMc3IPA/edit?usp=share_link

https://docs.google.com/spreadsheets/d/1c5xvwnDfu7f1DjHxy4b34lox8ZBY4RgqJ2T_4lM2AvA/edit?usp=sharing

https://docs.google.com/spreadsheets/d/1RQhz85XdtptjCLbaz-O7nUU_qkaXyrKiULWK4u6KR28/edit?usp=sharing